發票開具方式
按次開具：從合規性角度，每次購買雖金額基本不超過 300 元，但如果購買頻率較高，每次購買時讓銷售方按實際購買情況開具發票是較為規范的做法。這樣能清晰記錄每筆交易，便于財務核算和后續的稅務處理，發票上需注明牛奶、咖啡豆的名稱、數量、單價、金額等信息，購買方信息要準確填寫酒店的全稱、納稅人識別號等。
按月匯總開具：鑒于一個月的購買金額大概在 1500 元左右，且是從同一家公司購買，也可與銷售方協商按月匯總開具發票。在發票的貨物或應稅勞務、服務名稱欄，可填寫 “牛奶、咖啡豆（詳見清單）”，同時附上銷售清單，詳細列明明細信息。
發票在匯算清繳中的作用
成本列支依據：企業所得稅匯算清繳時，企業實際發生的與取得收入有關的、合理的支出，包括成本、費用、稅金、損失和其他支出，準予在計算應納稅所得額時扣除。購買牛奶和咖啡豆用于客人免費早餐，屬于酒店經營過程中的成本支出，發票是證明這些支出真實性和合理性的關鍵憑證，憑借發票，酒店可將這部分支出在企業所得稅前進行列支，減少應納稅所得額，從而降低企業所得稅稅負。
證明業務真實性：稅務機關在匯算清繳檢查時，會重點關注企業成本費用的真實性和合法性。發票作為交易的法定憑證，能證明酒店與供應商之間交易的真實性，表明酒店確實發生了購買牛奶和咖啡豆的業務，防止企業虛構成本，避免稅務風險。
符合扣除條件：根據企業所得稅相關規定，企業申報扣除的各項支出，應當取得合法有效的稅前扣除憑證。發票是最常見、最重要的稅前扣除憑證之一，只有取得合規的發票，酒店購買牛奶和咖啡豆的支出才能在匯算清繳時順利進行稅前扣除，否則可能面臨納稅調增的情況，增加企業的稅負。