當款項已付，但還未收到發票時，請先在會計賬簿中記錄一筆應付賬款，余額為付款金額。當收到發票時，應驗證發票金額是否與付款金額相符，并將發票上的商品或服務的名稱與賬簿中的記錄進行核對，發票上的供應商名稱也要核對無誤才能確認有效。然后，對應付賬款余額減去發票金額，該發票金額作為一筆費用記入賬簿。此外，可以將發票拍照存檔，以備日后查詢之用。 
 
拓展知識：記賬的過程中，還要注意發票的有效性，發票的狀態可分為正常發票、紅沖發票和廢票等，其中正常發票、紅沖發票是有效發票，而廢票是無效發票，不參與記賬。