電算化系統(tǒng)中如何填制、修改憑證?

一、填寫憑證:

會計軟件記賬憑證錄入與手工制單原理是一樣的,只是操作上的差異:

1、憑證錄入時間一般以月末的最后一天為記賬日期,這樣方便月度統(tǒng)計,否則系統(tǒng)會對每天的憑證進行統(tǒng)計,明細(xì)賬看起來會比較亂.

2、憑證號是系統(tǒng)自動生成的,不需要填.

3、摘要是必須要填的,否則沒法錄入科目.如果摘要沒有變化,至下行回車時摘要默認(rèn)上行的.

4、借貸方科目錄入:右擊選擇科目,金額核對仔細(xì)后直接錄入,大寫系統(tǒng)自動生成.

5、制單人即是登錄人,憑證修改一定要制單人修改.

6、憑證制完后一定要保存,否則系統(tǒng)不予自動保存的.

二、修改憑證:

1.打開序時簿,選中要修改的憑證,直接修改;修改輔助信息可雙擊對應(yīng)的輔助項調(diào)出相應(yīng)窗口修改.

2.未經(jīng)審核的錯誤憑證可通過【填制憑證】制單功能直接修改.

3.已審核算的憑證應(yīng)先取消審核后,再通過證制單功能進行修改.

4.若您在【選項】中設(shè)置了"制單序時"的選項,那么,您在修改制單日期時,不能在上一編號憑證的制單日期之前.1月份制的憑證不能將制單日期改為2月份的日期.

5.若在【選項】中設(shè)置了"不允許修改、作廢他人填制的憑證",則不能修改他人填制的憑證.

6.外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進行修改,只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進行修改.

電算化系統(tǒng)中憑證輸入時的注意問題:

(1)通用賬務(wù)處理系統(tǒng)一般允許輸入一借一貸、一借多貸、一貸多借,甚至多借多貸的記賬憑證,對一張憑證中的筆數(shù)沒有限制.但用戶在使用時仍應(yīng)按會計制度的規(guī)定,一張記賬憑證記錄一筆完整的會計業(yè)務(wù),不應(yīng)將不同的業(yè)務(wù)記錄在一張憑證上.

(2)對于設(shè)有輔助核算的會計科目輸入時,系統(tǒng)將在相應(yīng)位置開設(shè)窗口,提示輸入相應(yīng)內(nèi)容.例如,設(shè)有數(shù)量核算的,系統(tǒng)將要求輸入數(shù)量和單價;需要進行外幣核算的,將要求輸入對應(yīng)外幣金額和匯率;設(shè)為銀行類別的,將要求輸入結(jié)算類別和結(jié)算單據(jù)號.這些內(nèi)容應(yīng)按要求輸入.

(3)憑證輸入完畢,系統(tǒng)自動將進入系統(tǒng)時注冊的操作人員的姓名填入有關(guān)簽章位置.該項內(nèi)容不需輸入.

(4)通用會計軟件,除了設(shè)有自動轉(zhuǎn)賬功能外,一般還設(shè)有定義憑證格式功能.設(shè)置定義憑證格式功能是為處理那些有規(guī)律性的會計業(yè)務(wù).在一個會計期間內(nèi)(一般為一個月),經(jīng)常會出現(xiàn)會計業(yè)務(wù)性質(zhì)相同只是日期和金額不同的情況.例如,會計軟件開發(fā)公司銷售通用會計軟件,每套軟件5000元.此類業(yè)務(wù)的收款憑證除日期和所收支票的結(jié)算號以外,其他憑證要素的基本內(nèi)容相同.

為了減少記賬憑證輸入的工作量,加快憑證輸入的速度,可以事先在這類憑證中設(shè)置摘要和借貸方會計科目等會計要素,并將其以文件形式保存在系統(tǒng)中.一般稱這種特殊的憑證為自動定義格式憑證.當(dāng)需要輸入這類業(yè)務(wù)的記賬憑證時,可以按系統(tǒng)提示調(diào)出相應(yīng)的格式,輸入該筆業(yè)務(wù)的日期和金額,即可完成一張憑證的錄入工作.自動定義格式憑證與自動轉(zhuǎn)賬的功能相似但使用場合不同.

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