物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)該如何加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理

1、基于外部因素產(chǎn)生應(yīng)收賬款的應(yīng)對(duì)之策

①對(duì)欠費(fèi)的業(yè)主欠費(fèi)原因進(jìn)行分析,根據(jù)不同業(yè)戶的信譽(yù)情況實(shí)行不同的信用授信.

②加強(qiáng)與業(yè)主的溝通,換位思考,用心與業(yè)主溝通交流,幫助他們解決問(wèn)題,進(jìn)一步換取業(yè)主對(duì)企業(yè)服務(wù)的認(rèn)可.

③加強(qiáng)應(yīng)收賬款對(duì)賬與催收的日常管理工作,獲取業(yè)主對(duì)應(yīng)收賬款的書(shū)面確認(rèn)資料.

根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定,物業(yè)管理企業(yè)不得使用停水停電等措施催收欠款,考慮到物業(yè)管理行業(yè)的特殊性,企業(yè)對(duì)應(yīng)收款項(xiàng)的催收多采用提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)有效溝通的方式來(lái)促進(jìn)應(yīng)收款項(xiàng)的回籠.如果通過(guò)法律訴訟手段催收款項(xiàng),既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力,還會(huì)產(chǎn)生一些不必要的麻煩,所以訴訟是物業(yè)管理企業(yè)催收欠款的保留手段.訴訟時(shí)對(duì)證明材料的提供、訴訟時(shí)效的要求較嚴(yán)格,所以平時(shí)物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)做好日常催收與對(duì)賬的相應(yīng)資料的收集工作,并注意訴訟的時(shí)效性.

2、基于內(nèi)部因素產(chǎn)生應(yīng)收賬款的應(yīng)對(duì)之策

加強(qiáng)應(yīng)收款項(xiàng)的內(nèi)部管理,應(yīng)該注意以下事項(xiàng):

①根據(jù)不相容職位分離的原則加強(qiáng)內(nèi)部管理

崗位職責(zé)的設(shè)立需要根據(jù)流程的關(guān)鍵點(diǎn)來(lái)設(shè)置,對(duì)于代收代付的內(nèi)部管理流程一般為"抄表-復(fù)核-制作收費(fèi)臺(tái)賬-發(fā)《繳費(fèi)通知單》-收費(fèi)",根據(jù)不相容職位分離的原則,這幾個(gè)環(huán)節(jié)的操作人員應(yīng)為不同職位的人員,抄表人與復(fù)核人分離,制作收費(fèi)臺(tái)賬的人員與收費(fèi)分離,數(shù)據(jù)錄入軟件后相關(guān)人員不能有修改的權(quán)限.通過(guò)職位的分離,各自履行各自的職責(zé),并實(shí)行必要的輪崗制,以防止人員串通修改數(shù)據(jù).

一般來(lái)說(shuō),人員的設(shè)置上抄表人由工程部派人,復(fù)核人由物業(yè)部派人并按復(fù)核抽查的比例進(jìn)行抽查,制作收費(fèi)臺(tái)賬的人員由物業(yè)部門(mén)派人,收費(fèi)員由財(cái)務(wù)部或者由物業(yè)部派人兼職,對(duì)前臺(tái)收費(fèi)軟件數(shù)據(jù)的修改的權(quán)限一般由財(cái)務(wù)部掌管并需設(shè)定數(shù)據(jù)修改的管理流程,各部門(mén)互相牽制又互相合作.

②加強(qiáng)管理流程過(guò)程的管理

整個(gè)流程的管理過(guò)程中,需要注意以下幾個(gè)方面:

企業(yè)抄表時(shí)間盡量與收費(fèi)單位抄總表時(shí)間接近,復(fù)表時(shí)間盡量與抄表時(shí)間接近,以減少因時(shí)間的不一致而使數(shù)據(jù)差異過(guò)大,導(dǎo)致無(wú)法分析差異產(chǎn)生的真正原因.

工程部與財(cái)務(wù)部應(yīng)對(duì)每月的收付情況進(jìn)行分析,分析產(chǎn)生差異的原因.

從總量方面看,相關(guān)單位抄的總表數(shù)與企業(yè)抄的分表數(shù)據(jù)匯總的對(duì)應(yīng)差異,剔除因抄表時(shí)間的不一致而產(chǎn)生的合理差異后,查看是否還存在差異.

從結(jié)構(gòu)方面看,需要對(duì)產(chǎn)生異常的分表進(jìn)行分析,分析是表壞了,還是業(yè)主自己造成的,或者是其他原因.

日常管理過(guò)程中,會(huì)遇到表壞了、爆管等非人為原因造成的差異,也會(huì)有人為原因.特別是管理業(yè)戶多的項(xiàng)目,一些經(jīng)辦人員因平時(shí)的工作與業(yè)戶交往過(guò)密,或者一些個(gè)人的原因,在抄表的過(guò)程中人為的不抄或者少抄,在制作臺(tái)賬的過(guò)程中少計(jì)讀數(shù),使得業(yè)戶少交費(fèi)用,而該部分作為公司的經(jīng)營(yíng)成本由公司承擔(dān)了.這就要求相關(guān)管理人員對(duì)數(shù)據(jù)要敏感,并且需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的復(fù)查力度,需要結(jié)合前幾個(gè)月、上一年的數(shù)據(jù)作為參考來(lái)分析.

3、利用公司政策促進(jìn)應(yīng)收款的催收回籠

物業(yè)管理企業(yè)在日常管理過(guò)程中都有考核方案,有各種考核指標(biāo),如安全事件的發(fā)生率、客戶滿意度、經(jīng)營(yíng)指標(biāo)等,經(jīng)營(yíng)指標(biāo)中應(yīng)收賬款的回收率應(yīng)作為一個(gè)重要的考核指標(biāo).

若應(yīng)收賬款回收率設(shè)置為:應(yīng)收賬款回收率=當(dāng)期收回的款項(xiàng)÷當(dāng)期應(yīng)收款項(xiàng),這樣容易造成期初數(shù)越積越多.

在此建議回收率的公式修改為:應(yīng)收賬款回收率=當(dāng)期收回的應(yīng)收款項(xiàng)÷(期初應(yīng)收款項(xiàng)余額+當(dāng)期應(yīng)收款項(xiàng))

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