怎么處理采購材料入庫的磅差

一、合同數量﹦發票數量<驗收數量

如無特殊情況，供貨方交付商品時，開具發票的數量(以下簡稱“發票數量”)應與簽署的合同數量相等。移交商品時，若實際驗收入庫的數量(以下簡稱“驗收數量”)大于發票數量且供貨方不知情，無論差異多大，購貨方通常不會主動告知供貨方。此時購貨方往往會按照發票數量填寫入庫單，同時倉庫保管人員對此差異做好備查賬登記，待盤點時可做盤盈處理。

若實際驗收數量大于發票數量且供貨方已知情，則根據驗收數量與合同數量、發票數量間的差異大小進行處理：若差異較大且超過合同約定的差異范圍，采購人員需及時通知需求部門，決定是退掉多余部分還是接收差異部分。如擬接受多余部分，則經相關領導審批后辦理合同變更，同時要求供貨方補開差異部分的發票，最終財務部門按照實際數量與供貨方進行結算;若決定退掉多余部分，則直接退回，并按合同數量、金額進行結算，以免造成資金占壓。

二、合同數量≠發票數量﹦驗收數量

*9種情況：合同數量>發票數量﹦驗收數量。

合同數量與發票數量不一致的情形較少發生，采購特殊定制材料或不易截取的材料時可能出現。此時若發票數量與驗收數量一致，但合同數量大于發票數量，根據差異大小有兩種處理方式：①若差異較小，且差異不足以影響公司生產，則辦理合同變更，并按照實際到貨數量、金額進行結算。②若驗收數量小于合同數量且差額較大，且可能影響公司生產，采購人員需及時與供應商聯系，同時知會需求部門，研究是否有必要補發合同數量與驗收數量差異部分，如分析后認為少發貨的數量可能影響公司生產進度，則要求供貨方盡快辦理補發貨。如已到貨數量滿足現階段情況，則可按照實際驗收數量、金額進行結算，同時辦理合同變更。

第二種情況：合同數量<發票數量﹦驗收數量。

若是合同數量小于發票數量，而發票數量與驗收數量一致，此時也有兩種處理方式：①比較合同數量、金額與發票數量、金額的差異，如差異較小且在合同規定范圍之內，可協商辦理合同變更，并按照實際到貨數量、金額進行結算。②若實際到貨數量大于合同數量且超出合同約定范圍時，需及時與需求部門聯系，確認是否可接收超過合同數量部分的材料，若經過領導審批后接收，則按照材料實際驗收數量辦理合同變更，并完成結算;若經分析后，超出合同部分數量公司暫用不了，則盡快辦理退貨，避免形成呆料或賬齡較長的存貨，造成資金占壓。

三、合同數量≠發票數量≠驗收數量

若合同數量與發票數量以及實際驗收數量均不相同，則需先聯系供應商，再比較實際驗收數量與發票數量、合同數量的差異，根據情況選擇處理方式：

*9種情況：合同數量≠發票數量<驗收數量。

四、合同數量﹦發票數量>驗收數量

一般以發票數量的5‰為基準，根據合同數量與驗收數量差異大小不同，可分為兩種情況。一種情況是合同(發票)數量大于驗收數量，幅度超過發票數量的5‰，此時采購人員需根據簽訂合同時與供應商約定的結算方式(如多退少補)、交貨地以及結算要求，及時與供應商進行協商，并以協商后的材料數量、價格開具發票。另外，也有一些公司與供應商選擇與第三方單位簽訂合同，過磅時，以第三方單位確認的數量作為材料入庫的數量，并開具發票，此方式避免了與供應商發生扯皮現象，流程上雖處理簡單，但成本較高。

第二種情況是差異幅度小于發票數量的5‰，此差異幅度屬于合理損耗范圍，此時有三種處理方式可供選擇：①材料入庫單上的數量與實際入庫數量保持一致，總金額與發票保持一致，攤高材料單價。此方法將合理損耗攤入材料單價中，優點為倉庫賬、財務賬與實際一致，適用于合理誤差為稱重物資重量的千分之一以內的情況。

若超出此范圍則易導致財務記賬不嚴謹，且具有稅務檢查風險，必要時需將差異部分的進項稅額轉出。②材料入庫單上的數量、金額與發票數量、金額保持一致，同時倉庫需將差異做備查賬，并按照該材料領用數量及次數，分次分攤計入各批次領料中。

此方法較為合理，對于單價較高且到貨量較大的材料，不會因為將差異一次性領出而影響當月產品成本，但是流程較為復雜，在實際操作中不易實現。③材料入庫單上的數量、金額與發票數量、金額保持一致，在材料入庫當月需由采購人員申請填寫材料出庫單，經領導審批后，將差異一次性領出。

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