會計電算化中的憑證錄入技巧

業務摘要輸入

憑證輸入中有許多常用會計詞匯,而不少會計軟件提供了用戶級的詞匯庫,可將常用詞匯預先存儲起來,并配以自定義的代碼,輸入憑證時調用自定義詞匯,可提高輸入速度.如金蝶軟件提供兩種快速復制摘要的功能,在下一行中按"……"可復制上一條摘要,按"http://"可復制第一條摘要.同時,系統還設計了摘要庫,在錄入憑證過程中,當光標定位于摘要欄時,按F7或單擊「獲取」按鈕,即可調出憑證摘要庫.選擇所需的摘要即可,在這個窗口中,您還可以新增、刪除或引入摘要.

科目代碼輸入

許多會計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位,會計人員記不準確的科目多為明細科目,其所屬總賬科目或上級科目一般較明確,輸入此類科目時,只輸入到其上級科目的代碼,由于系統只能接受最明細的科目,此時將打開科目代碼表,并指向剛輸入的上級科目,所要查找的明細科目應就在附近,省去多余的翻頁查找操作.會計科目獲取按F7或用鼠標單擊窗口中的「獲取」按鈕,可調出會計科目代碼.

業務金額輸入

在輸入完多貸或多借的分錄后,輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸入,省去人工計算合計的麻煩,像用友(安易)等大多數商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵.如金蝶軟件對已錄入的金額轉換方向,按"空格"鍵即可;若要輸入負金額,在錄入數字后再輸入"-"號即可;金額借貸自動平衡---"CTR+F7";憑證保存---F8.

會計分錄編制

會計分錄盡可能細.在編制記賬憑證時,應盡可能地詳細,甚至可以每張原始憑證編制一條分錄,摘要也應詳細說明.沖減收入或費用以紅字或負數反映.在輸入收入和費用類科目的記賬憑證時,如果發生額的方向與該類科目余額方向相反,如沖減收入或費用,應將金額以紅字或負數方式輸入到與該類科目的余額相同的方向,收入類為貸方,費用類為借方.

改錯更正

發生錯賬,如果是當月的未登記賬憑證,可直接修改,如果是已登賬甚至以前月份的記賬憑證,可沖銷錯誤憑證,然后重新填制正確的記賬憑證.有不少會計核算軟件還提供反記賬、反結賬的功能,反結賬功能可將會計期間推前,然后將未結賬的記賬憑證用反記賬功能返回到未記賬狀態,再加以修改.

會計電算化的特征有哪些?

(一)人機結合

在會計電算化方式下,會計人員填制電子會計憑證并審核后,執行"記賬"功能,計算機將根據程序和指令在極短的時間內自動完成會計數據的分類、匯總、計算、傳遞及報告等工作.

(二)會計核算自動化、集中化

在會計電算化方式下,試算平衡、登記賬簿等以往依靠人工完成的工作,都由計算機自動完成,大大減輕了會計人員的工作負擔,提高了工作效率.計算機網絡在會計電算化中的廣泛應用,使得企業能將分散的數據統一匯總到會計軟件中進行集中處理,既提高了數據匯總的速度,又增強了企業集中管控的能力.

(三)數據處理及時準確

利用計算機處理會計數據,可以在較短的時間內完成會計數據的分類、匯總、計算、傳遞和報告等工作,使會計處理流程更為簡便,核算結果更為精確.此外,在會計電算化方式下,會計軟件運用適當的處理程序和邏輯控制,能夠避免在手工會計處理方式下出現的一些錯誤.

(四)內部控制多樣化

在會計電算化方式下,與會計工作相關的內部控制制度也將發生明顯的變化,內部控制由過去的純粹人工控制發展成為人工與計算機相結合的控制形式.內部控制的內容更加豐富,范圍更加廣泛,要求更加嚴格,實施更加有效.

以上整理的資料內容,就是我們針對會計電算化中的憑證錄入技巧說明.采用會計電算化進行憑證錄入,是我們現在每一位會計人員必須掌握的實操技能.這里主要從業務摘要、科目代碼、業務金額、分錄編制、改錯更正,這幾個方面進行說明,希望對大家有所幫助.