材料帳的登記是否一定要跟發(fā)票一致

采購材料入庫時，庫管人員、采購人員、財務(wù)人員對材料數(shù)量(件數(shù)、重量、長度等)的核對涉及三個方面：合同數(shù)量、發(fā)票數(shù)量、驗收數(shù)量。理論上，這三個數(shù)量應(yīng)當(dāng)一致。但實際中因各種原因經(jīng)常會出現(xiàn)不一致的情況，甚至這三個數(shù)量互不相同。這就是制造型企業(yè)購入原材料驗收時經(jīng)常出現(xiàn)的“磅差”或者“損耗”問題。一般來說，遇到的情況都是發(fā)票數(shù)量>驗收數(shù)量較多。這種情況下的處理一般有三種處理方式可供選擇：

①材料入庫單上的數(shù)量與實際入庫數(shù)量保持一致，總金額與發(fā)票保持一致，攤高材料單價。此方法將合理損耗攤?cè)氩牧蠁蝺r中，優(yōu)點為倉庫賬、財務(wù)賬與實際一致，適用于合理誤差為稱重物資重量的千分之一以內(nèi)的情況。若超出此范圍則易導(dǎo)致財務(wù)記賬不嚴謹，且具有稅務(wù)檢查風(fēng)險，必要時需將差異部分的進項稅額轉(zhuǎn)出。

②材料入庫單上的數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額保持一致，同時倉庫需將差異做備查賬，并按照該材料領(lǐng)用數(shù)量及次數(shù)，分次分攤計入各批次領(lǐng)料中。此方法較為合理，對于單價較高且到貨量較大的材料，不會因為將差異一次性領(lǐng)出而影響當(dāng)月產(chǎn)品成本，但是流程較為復(fù)雜，在實際操作中不易實現(xiàn)。

③材料入庫單上的數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額保持一致，在材料入庫當(dāng)月需由采購人員申請?zhí)顚懖牧铣鰩靻危?jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，將差異一次性領(lǐng)出。月底財務(wù)部門將合理損耗的出庫單匯總，計入制造費用進行攤銷，同時按年匯總各家供應(yīng)商本年“缺斤少兩”的數(shù)量及金額，可作為選擇供應(yīng)商依據(jù)之一。此方法操作性較強，在實際中使用較為普遍。

發(fā)票數(shù)量<驗收數(shù)量的處理

若實際驗收數(shù)量大于發(fā)票數(shù)量且供貨方已知情，則根據(jù)驗收數(shù)量與合同數(shù)量、發(fā)票數(shù)量間的差異大小進行處理：若差異較大且超過合同約定的差異范圍，采購人員需及時通知需求部門，決定是退掉多余部分還是接收差異部分。如擬接受多余部分，則經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理合同變更，同時要求供貨方補開差異部分的發(fā)票，最終財務(wù)部門按照實際數(shù)量與供貨方進行結(jié)算;若決定退掉多余部分，則直接退回，并按合同數(shù)量、金額進行結(jié)算，以免造成資金占壓。

驗收數(shù)量與發(fā)票數(shù)量差異較小時，在供貨方不額外要求增加貨款的情況下，可遵循以下三種處理方式：

①材料入庫單上的數(shù)量與實際入庫數(shù)量保持一致，總金額與發(fā)票保持一致，攤低采購單價。此方法等于將合理溢余攤?cè)氩牧蠁蝺r中，優(yōu)點為倉庫賬、財務(wù)賬與實際一致，實際操作時適用于誤差為稱重物資重量的5‰以內(nèi)的情況。

②材料入庫單上的數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額保持一致，同時倉庫需將差異登記做備查賬，并按照該材料領(lǐng)用數(shù)量及次數(shù)，分次分攤計入各批次領(lǐng)料中。此方法較為合理，對于單價較高且到貨量較大的材料，不會因為將差異一次性領(lǐng)出而影響當(dāng)月產(chǎn)品成本，但操作流程較為復(fù)雜，在實際操作中不易實現(xiàn)。

③材料入庫單上的數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額保持一致，同時在材料入庫當(dāng)月由采購人員申請?zhí)顚懖牧铣鰩靻危?jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，將差異一次性領(lǐng)出。月底財務(wù)將合理損耗(溢余)的出庫單匯總，計入制造費用進行攤銷。此方法操作性較強，在實際中使用較多。

材料帳的登記是否一定要跟發(fā)票一致？上文的分析已經(jīng)給出了答案，那就是：材料帳的登記一定要跟發(fā)票一致，也不一定會一致。一般來說，遇到的情況都是發(fā)票數(shù)量>驗收數(shù)量較多。這種情況下的處理一般我們有以上三種處理方式可供選擇，大家要記住了哦。