昨天一個(gè)做財(cái)務(wù)BP的學(xué)員給我發(fā)微信，說(shuō)老師我快扛不住了，業(yè)務(wù)總監(jiān)在會(huì)上直接拍桌子說(shuō)你們財(cái)務(wù)給的數(shù)據(jù)跟實(shí)際差了兩百多萬(wàn)，我拿科目余額表去對(duì)，自己都看不明白到底哪兒錯(cuò)了。我當(dāng)場(chǎng)讓他把科目余額表和業(yè)務(wù)臺(tái)賬截圖發(fā)過(guò)來(lái)，遠(yuǎn)程給他過(guò)了一遍，十分鐘就找到了問(wèn)題所在——一筆預(yù)付款掛了三個(gè)月沒(méi)沖銷(xiāo)，采購(gòu)那邊早就收貨了，財(cái)務(wù)這邊還在掛賬，兩邊的數(shù)據(jù)自然對(duì)不上。他看完說(shuō)老師你講的這些東西課本上全有，但從來(lái)沒(méi)人告訴我實(shí)操中該這么用。今天就拿這個(gè)事兒開(kāi)頭，跟你們好好掰扯一下財(cái)務(wù)BP最難熬的三個(gè)階段，每一個(gè)都跟會(huì)計(jì)基礎(chǔ)知識(shí)掛鉤，別覺(jué)得基礎(chǔ)的東西沒(méi)用，基礎(chǔ)不牢，地動(dòng)山搖。先說(shuō)第一個(gè)階段，就是剛轉(zhuǎn)型做財(cái)務(wù)BP那半年，你會(huì)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門(mén)根本不拿你當(dāng)自己人，他們覺(jué)得你就是個(gè)查賬的、挑刺的、拖后腿的。這個(gè)階段最難熬的不是人際關(guān)系，而是你手里拿不出讓業(yè)務(wù)信服的數(shù)據(jù)。很多會(huì)計(jì)出身的朋友，做賬做了好幾年，但你要他快速?gòu)目颇坑囝~表里撈出來(lái)“這個(gè)月某個(gè)品類的采購(gòu)成本到底是多少”，他得翻半天的賬，還得手工加加減減，業(yè)務(wù)催兩下他就慌了。這個(gè)問(wèn)題根子在于會(huì)計(jì)核算基礎(chǔ)工作做得不夠精細(xì)。舉個(gè)例子，很多公司的科目設(shè)置非常粗糙，原材料、半成品、庫(kù)存商品全掛在一級(jí)科目下，沒(méi)有按品類、按項(xiàng)目、按部門(mén)設(shè)輔助核算，你讓財(cái)務(wù)BP怎么快速出分析數(shù)據(jù)？你只能靠手工去翻憑證，一個(gè)科目一個(gè)科目地挑。所以我在帶學(xué)員的時(shí)候，第一件事就是讓他們?nèi)z查公司的科目體系是不是合理的。如果你發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)軟件里應(yīng)付賬款下面連供應(yīng)商輔助核算都沒(méi)開(kāi)，那你的BP工作先別急著做分析，先把科目設(shè)置改了。具體怎么操作？你登錄財(cái)務(wù)軟件，比如用友U8 Cloud或者金蝶云星空，找到科目設(shè)置模塊，找到應(yīng)付賬款這個(gè)科目，點(diǎn)修改，勾上“供應(yīng)商輔助核算”，再選一下核算維度是“供應(yīng)商”還是“客戶+供應(yīng)商”，然后保存。再找到預(yù)付賬款，同樣操作。這時(shí)候系統(tǒng)會(huì)提示你已有數(shù)據(jù)的科目改了輔助核算之后需要重新初始化，你別慌，先把已有的憑證都檢查一遍，確保每筆應(yīng)付賬款都掛對(duì)了供應(yīng)商，然后再去執(zhí)行科目變更。當(dāng)然這個(gè)事兒各地企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件版本不一樣，我說(shuō)的是一般情況，你最好問(wèn)一下你們公司的系統(tǒng)管理員確認(rèn)一下輔助核算的啟用方式。回到那個(gè)學(xué)員的案例，他公司的應(yīng)付賬款沒(méi)有按供應(yīng)商設(shè)輔助核算，導(dǎo)致他每個(gè)月對(duì)賬的時(shí)候，得從憑證摘要里一個(gè)一個(gè)搜供應(yīng)商名字，再?gòu)?fù)制粘貼到Excel里，光這個(gè)動(dòng)作就要耗費(fèi)兩天時(shí)間。我?guī)退芽颇扛牧酥螅诙€(gè)月出賬齡分析表，系統(tǒng)直接按供應(yīng)商匯總，十分鐘就搞定了。你看，一個(gè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)設(shè)置的問(wèn)題，直接決定了財(cái)務(wù)BP能不能高效產(chǎn)出數(shù)據(jù)。這個(gè)階段你要熬過(guò)去，核心就是要把會(huì)計(jì)基礎(chǔ)打牢，科目設(shè)置、輔助核算、憑證錄入規(guī)范，這三件事你親自盯著改到位，后續(xù)的分析才能站住腳。我自己剛做BP的時(shí)候也在這個(gè)階段栽過(guò)跟頭。有一次業(yè)務(wù)總監(jiān)問(wèn)我某個(gè)大客戶的應(yīng)收賬款賬齡，我想著系統(tǒng)里直接導(dǎo)出來(lái)不就行了，結(jié)果導(dǎo)出來(lái)一看，這個(gè)客戶名下有二十多筆應(yīng)收，最早的一筆是兩年多前的，但里面混了三筆其實(shí)是另一個(gè)客戶的，因?yàn)楫?dāng)年錄入憑證的時(shí)候客戶名稱寫(xiě)錯(cuò)了。我拿著這個(gè)數(shù)據(jù)去跟業(yè)務(wù)對(duì)，業(yè)務(wù)說(shuō)不對(duì)啊這個(gè)客戶早結(jié)清了，你是不是搞錯(cuò)了。當(dāng)時(shí)那個(gè)尷尬，業(yè)務(wù)直接說(shuō)你們財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)能信嗎。后來(lái)我花了整整兩天把那個(gè)客戶的所有憑證翻出來(lái)，一筆一筆核對(duì)，才發(fā)現(xiàn)是錄入錯(cuò)誤。從那以后我定了條規(guī)矩，每個(gè)月結(jié)賬前必須做一遍輔助核算的交叉檢查，用系統(tǒng)自帶的“輔助余額表”和“科目余額表”做比對(duì)，發(fā)現(xiàn)有異常的立刻讓會(huì)計(jì)修改憑證。