會(huì)計(jì)這個(gè)職業(yè)，學(xué)好了是財(cái)務(wù)總監(jiān)，學(xué)不好就是家族企業(yè)里的被告人。大家好，我是你們的會(huì)計(jì)喜劇人，今天咱們不聊資產(chǎn)負(fù)債表也不聊利潤(rùn)表，就來(lái)聊聊那個(gè)被無(wú)數(shù)會(huì)計(jì)人視為“手工課作業(yè)”的活兒——會(huì)計(jì)憑證裝訂。你可能會(huì)說(shuō)，裝訂有啥好講的？不就是把一堆紙釘在一起嗎？年輕人，太天真了。裝訂裝得好，稅務(wù)局上門(mén)都夸你專(zhuān)業(yè)；裝訂裝得爛，老板看你的眼神就像看一個(gè)試圖用雙面膠粘財(cái)務(wù)報(bào)表的實(shí)習(xí)生。今天這篇文章，我保證你看完之后不僅會(huì)裝訂，還能在同事面前吹牛說(shuō)“這活兒我熟”，順便把過(guò)去踩過(guò)的坑都給你填平了。

先講個(gè)我自己的糗事醒醒腦。我剛?cè)胄心悄辏谝淮为?dú)立裝訂憑證，那叫一個(gè)意氣風(fēng)發(fā)。我把所有發(fā)票、單據(jù)、銀行回單按月份排好，心想不就是打三個(gè)孔然后穿線(xiàn)嗎？結(jié)果我打孔的時(shí)候用力過(guò)猛，直接把桌子和憑證一起打了個(gè)對(duì)穿，裝訂機(jī)還卡在桌面里拔不出來(lái)。最后我硬生生把整本憑證用膠水粘在一起，合上封面一看，活像一本被泡過(guò)水的《辭海》。后來(lái)老會(huì)計(jì)來(lái)檢查，翻了兩頁(yè)就笑了：“你這個(gè)憑證，翻起來(lái)跟翻餅干似的——嘎嘣脆。”那年年終考核，我的裝訂評(píng)分是“建議轉(zhuǎn)行做裁縫”。從那以后我明白了一個(gè)真理：裝訂憑證，三分靠技術(shù)，七分靠細(xì)心，還有九十分靠別把裝訂機(jī)當(dāng)電鉆使。

好啦，廢話(huà)不多說(shuō)，咱們正經(jīng)聊聊今天的主題。會(huì)計(jì)憑證裝訂，說(shuō)白了就是把一個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)的記賬憑證、原始憑證、科目匯總表這些東西按順序理好，然后用線(xiàn)或者熱熔膠固定成冊(cè)。它的終極目標(biāo)有兩個(gè)：一是讓自己查賬方便，二是讓稅務(wù)局查賬的時(shí)候挑不出毛病。很多人覺(jué)得裝訂是體力活，可實(shí)際上它是會(huì)計(jì)基本功里最容易“露怯”的環(huán)節(jié)。你想想，你報(bào)了一堆漂亮的數(shù)字，結(jié)果憑證翻兩頁(yè)就散架了，審計(jì)師當(dāng)場(chǎng)就能懷疑你賬是編的。所以裝訂這件事，表面上是手工，實(shí)際上是態(tài)度。

咱們先走一遍標(biāo)準(zhǔn)流程，我盡量講得比說(shuō)明書(shū)有意思。第一步，整理憑證。你要把所有原始憑證按記賬憑證的順序倒著排——對(duì)，是倒著。因?yàn)橛涃~憑證在最上面，原始憑證貼在后頭。很多人這里就搞反了，結(jié)果翻開(kāi)一本憑證，先看到的是餐費(fèi)發(fā)票，然后才看到分錄。那個(gè)畫(huà)面就像看電影從片尾開(kāi)始放，非常詭異。我的習(xí)慣是先把憑證按編號(hào)排好，然后拿一個(gè)夾子夾住左上角，像夾試卷一樣。注意別用回形針或者訂書(shū)釘，因?yàn)橹竽阋鸬羲鼈儯f(wàn)一漏拆一個(gè)，裝訂機(jī)的刀片直接就跟你表演“碎紙藝術(shù)”。我上次有個(gè)同事沒(méi)拆干凈，裝訂出來(lái)之后，憑證中間夾著一張被切斷的訂書(shū)釘，翻頁(yè)的時(shí)候劃傷了手指，當(dāng)場(chǎng)血濺憑證。那本憑證后來(lái)被我們稱(chēng)為“帶血的資產(chǎn)負(fù)債表”，至今放在檔案室最顯眼的位置。

第二步，打孔。這里學(xué)問(wèn)大得很。標(biāo)準(zhǔn)裝訂一般打三個(gè)孔，或者用全自動(dòng)裝訂機(jī)打一個(gè)孔然后熱熔管固定。但如果你用最古老的“三孔一線(xiàn)”法，那就要注意孔的位置。通常左邊留出2.5厘米左右，上下兩個(gè)孔離邊緣約5厘米，中間的孔居中。為什么這么講究？因?yàn)槿绻状虻锰窟叄?yè)的時(shí)候紙邊會(huì)裂；太靠里，字跡被擋住，老板簽字都看不清。我第一次打孔時(shí)，打在了憑證正中間，結(jié)果翻頁(yè)的時(shí)候，文字都從孔里露出來(lái)，看起來(lái)像一本“透視裝”。還有一次，我為了圖省事，把整摞憑證放在地上用鉆頭打孔，結(jié)果地板被打穿了，樓下財(cái)務(wù)部的同事抬頭看著天花板上的洞問(wèn)：“你們部門(mén)在搞裝修嗎？”所以請(qǐng)記住，打孔這件事，一定要在桌子上做，而且下面墊塊廢紙板，保護(hù)桌面也保護(hù)你的獎(jiǎng)金。

第三步，穿線(xiàn)。這是最考驗(yàn)?zāi)托牡囊徊剑彩俏耶?dāng)年翻車(chē)最多的地方。你要用裝訂專(zhuān)用的棉線(xiàn)或者蠟線(xiàn)，長(zhǎng)度大約是憑證厚度的六倍。先從中間孔穿進(jìn)去，再?gòu)纳厦婵状┏鰜?lái)，然后繞到下面孔，最后回到中間孔打個(gè)死結(jié)。聽(tīng)起來(lái)簡(jiǎn)單，但實(shí)際動(dòng)手的時(shí)候，線(xiàn)會(huì)纏在一起，打結(jié)會(huì)松，線(xiàn)頭會(huì)長(zhǎng)。我以前每次穿線(xiàn)都會(huì)打出一個(gè)比拳頭還大的疙瘩，合上封面之后，那個(gè)疙瘩鼓在外面，整本憑證像長(zhǎng)了腫瘤。后來(lái)一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的老會(huì)計(jì)教了我一招：穿完線(xiàn)之后，先把線(xiàn)拉緊，然后用鑷子把結(jié)頭塞進(jìn)孔里，再用錘子輕輕敲平。對(duì)，你沒(méi)聽(tīng)錯(cuò)，會(huì)計(jì)辦公室常備一把小錘子，不是為了打架，是為了敲線(xiàn)結(jié)。這個(gè)知識(shí)點(diǎn)我自己也經(jīng)常忘，每次用之前都翻一下筆記，因?yàn)榘肽瓴叛b訂一次，每次都要重新?lián)炱饋?lái)。

這里必須停下來(lái)講第二個(gè)糗事。有一次我為了趕在稅務(wù)局稽查前來(lái)裝訂完，連續(xù)加了三天班，整個(gè)人處于半夢(mèng)半醒狀態(tài)。穿線(xiàn)的時(shí)候，我迷迷糊糊把線(xiàn)繞在了自己的眼鏡腿上，然后一拉，眼鏡直接飛了出去，打翻了桌上的墨水瓶，墨水潑在剛裝好的憑證上。那本憑證變成了抽象派藝術(shù)品，封面上的“會(huì)計(jì)憑證”四個(gè)字被染成了黑色，只能勉強(qiáng)辨認(rèn)出“憑證”。后來(lái)我只好手寫(xiě)了一本封面，但墨水痕跡怎么都擦不掉。稅務(wù)人員來(lái)查賬的時(shí)候，翻到那本憑證，盯著看了半天，問(wèn)：“這本是你們公司的‘陰影版’嗎？”我當(dāng)時(shí)想找個(gè)地縫鉆進(jìn)去。從那以后，我裝訂之前一定會(huì)把眼鏡摘下來(lái)放好，順便檢查周?chē)袥](méi)有液體。

第四步，包角。這一步很多人會(huì)省略，但必須做。包角就是用牛皮紙或者專(zhuān)用包角紙把憑證的左上角和右下角包起來(lái)，起到保護(hù)和加固作用。為什么要包左上角？因?yàn)橐话惴瓚{證都是從左上角翻，那個(gè)位置最容易磨損。包角的時(shí)候要涂膠水，但別涂太多，否則膠水滲進(jìn)去把頁(yè)碼粘住了，翻不開(kāi)。我見(jiàn)過(guò)有同事用固體膠棒猛涂，結(jié)果包角的地方硬得像塑料片，翻頁(yè)時(shí)直接撕破。正確做法是涂薄薄一層，然后用手指抹勻，再用夾子夾住讓干透。對(duì)了，膠水千萬(wàn)別用502，別問(wèn)我是怎么知道的，我的手指現(xiàn)在還殘留著當(dāng)年粘在一起的歷史痕跡。

第五步，蓋章。裝訂好的憑證封面上要蓋單位名稱(chēng)、裝訂日期、裝訂人、會(huì)計(jì)主管的章。這些章要蓋得清晰端正，不能歪歪扭扭。我有個(gè)習(xí)慣，蓋完章之后會(huì)在封底內(nèi)側(cè)再蓋一個(gè)騎縫章，就是把印章蓋在裝訂線(xiàn)和憑證頁(yè)之間，防止被人偷換頁(yè)面。這個(gè)細(xì)節(jié)很多新手都不知道，但稅務(wù)局查賬的時(shí)候特別喜歡看騎縫章有沒(méi)有對(duì)齊。如果你蓋的章只壓到一半，他會(huì)懷疑你是不是動(dòng)過(guò)手腳。所以蓋章也是一門(mén)手藝，力度要均勻，邊緣要清晰。

你可能會(huì)問(wèn)：講了這么多步驟，有沒(méi)有什么實(shí)操案例讓我直接照搬？有。我拿去年12月份裝訂的一本憑證當(dāng)例子。那家公司是做餐飲的，發(fā)票特別多，光一個(gè)月的成本發(fā)票就有300多張。我先把所有發(fā)票按日期和種類(lèi)分好，用魚(yú)尾夾夾起來(lái)，然后按照記賬憑證的編號(hào)依次排列。注意，這里有個(gè)雷區(qū)：餐費(fèi)發(fā)票和辦公用品發(fā)票特別容易混在一起，我見(jiàn)過(guò)有人把老板的私人消費(fèi)發(fā)票混進(jìn)公司成本里，裝訂的時(shí)候也沒(méi)發(fā)現(xiàn)，結(jié)果稅務(wù)局審查時(shí)一下就揪出來(lái)了。所以裝訂之前一定要再核對(duì)一遍發(fā)票內(nèi)容是否與憑證摘要相符。我那本憑證最后裝訂出來(lái)有5厘米厚，穿線(xiàn)用了2米長(zhǎng)的蠟線(xiàn)，包角用了3張牛皮紙。完工之后，我專(zhuān)門(mén)在封面左上角貼了一張標(biāo)簽，寫(xiě)上“最厚憑證，輕拿輕放”，現(xiàn)在成了檔案室的“鎮(zhèn)室之寶”。

還有一個(gè)小竅門(mén)：如果你用的是全自動(dòng)裝訂機(jī)，那更得小心。熱熔管加熱之后會(huì)融化，冷卻后固定。但如果你放的熱熔管型號(hào)不對(duì)，或者加熱時(shí)間不夠，裝訂出來(lái)就是一碰就掉的“虛假憑證”。我見(jiàn)過(guò)一個(gè)同行，他用裝訂機(jī)的時(shí)候沒(méi)等機(jī)器徹底預(yù)熱就按了啟動(dòng)，結(jié)果熱熔管只融化了一半，看上去像一團(tuán)鼻涕粘在紙上。后來(lái)他自己用打火機(jī)去烤，把憑證封面都烤焦了。所以自動(dòng)裝訂機(jī)一定要按照說(shuō)明書(shū)設(shè)定溫度和時(shí)長(zhǎng)，別偷懶。

再聊一個(gè)跟裝訂有關(guān)的“血淚史”：歸檔。裝訂好的憑證要按年度歸檔，放到檔案柜里。很多人裝訂完就隨手往柜子里一塞，結(jié)果第二年找起來(lái)像大海撈針。我建議每本憑證的側(cè)面都要寫(xiě)上年度和編號(hào)，用標(biāo)簽機(jī)打好貼上去。我自己的做法是：用不同顏色的標(biāo)簽紙區(qū)分月份，一月紅色，二月橙色，等等。這樣一眼就能找到想要的那本。有一次稽查來(lái)查賬，我三十秒就找到了他們需要的憑證，對(duì)方組長(zhǎng)當(dāng)場(chǎng)說(shuō)了句：“你們會(huì)計(jì)是處女座吧？”我心里暗爽：不是處女座，只是被坑多了。

避坑指南：第一，裝訂前務(wù)必拆干凈所有金屬物件，包括回形針、訂書(shū)釘、夾子，不然裝訂機(jī)會(huì)壞，手會(huì)受傷。第二，線(xiàn)一定要拉緊再封死，否則翻幾次就松，整本憑證會(huì)像手風(fēng)琴一樣展開(kāi)。第三，包角紙要貼牢但膠水要少，避免粘連內(nèi)頁(yè)。第四，蓋騎縫章時(shí)印章要對(duì)準(zhǔn)裝訂線(xiàn)，左右各壓一半。第五，歸檔時(shí)側(cè)面標(biāo)注要清晰，最好用標(biāo)簽機(jī)，手寫(xiě)容易褪色。這五條每一條都是我摔過(guò)跟頭才記住的，你現(xiàn)在直接拿走，省錢(qián)又省命。

說(shuō)到這里，估計(jì)你已經(jīng)對(duì)裝訂這件事有了全新的認(rèn)識(shí)。別怕，誰(shuí)不是從把憑證裝訂成“豆腐渣”過(guò)來(lái)的呢？我現(xiàn)在每次裝訂完一本憑證，都會(huì)翻一下，看看能不能流暢翻頁(yè)，看看線(xiàn)結(jié)有沒(méi)有外露，看看蓋章是否清晰。這種儀式感會(huì)給你帶來(lái)巨大的專(zhuān)業(yè)自信。而且當(dāng)你幾年后回看自己裝訂的憑證，那些邊邊角角的細(xì)節(jié)，就是你的職業(yè)名片。

今天就扯這么多，再說(shuō)下去老板該催我交報(bào)表了。想看下期聊什么，給我私信留言。是講“發(fā)票認(rèn)證的那些坑”還是“固定資產(chǎn)折舊的段子”？你們說(shuō)了算。