昨天一個學(xué)員在微信上急得都快哭了，說公司賬上突然多出一筆法院判的違約罰款，她查了半天憑證，營業(yè)外支出到底應(yīng)該記在借方還是貸方，翻教材翻得眼冒金星。我當(dāng)場在電話里給她演示了一遍：你先打開那個總賬科目余額表，找到營業(yè)外支出，看看它年初余額在哪邊。她說在借方。我說對了，營業(yè)外支出是費用類科目，增加記借方，減少或者結(jié)轉(zhuǎn)記貸方，你那個罰款直接借營業(yè)外支出貸銀行存款就行。她恍然大悟說原來這么簡單，我說你被教材里那些“借方表示增加、貸方表示減少”的套話搞暈了，實際做賬就是看余額方向。

營業(yè)外支出這個東西，在實務(wù)中最容易讓人糊涂的地方倒不是借貸方向本身，而是它的二級明細(xì)怎么設(shè)、跨年已經(jīng)結(jié)賬的怎么調(diào)、和營業(yè)外收入能不能對沖。我先講最常見的場景：比如你公司因為合同違約被罰了十萬，對方不要發(fā)票，那你直接借營業(yè)外支出——罰款支出，貸銀行存款。分錄做完之后，月末結(jié)轉(zhuǎn)損益時借本年利潤貸營業(yè)外支出，這筆錢就進(jìn)了利潤表。但是請注意，有些稅務(wù)局對罰款支出有特殊口徑，比如行政罰款不允許稅前扣除，但違約金可以。所以你在設(shè)二級明細(xì)時，最好把“罰款支出”和“違約金支出”分開，別一股腦全塞進(jìn)營業(yè)外支出，否則到匯算清繳時你哭都來不及。

我第一次處理這類業(yè)務(wù)時踩過一個坑：有一筆跨年的供應(yīng)商違約金，發(fā)票早就開了，對方也確認(rèn)了，但我在當(dāng)年12月忘了入賬，直到次年1月才想起來。我本想直接補(bǔ)記在次年1月，借營業(yè)外支出貸銀行存款就完事了，可主管檢查時一眼發(fā)現(xiàn)不對——跨年的費用如果金額大，不能簡單記在次年，否則會影響上年所得稅。正確的做法是：先用“以前年度損益調(diào)整”科目過一下，借以前年度損益調(diào)整貸銀行存款，然后調(diào)整上年利潤分配。我當(dāng)時差點把賬做錯，幸好主管檢查時發(fā)現(xiàn)了，不然匯算清繳就得補(bǔ)稅加滯納金。從那以后我養(yǎng)成了一個習(xí)慣，每年12月31號之前把所有的營業(yè)外支出排查一遍，尤其是那些法院判決書上的罰款、稅務(wù)局罰金、慈善捐贈，必須趕在關(guān)賬前入賬。

再講一個大家經(jīng)常問的問題：營業(yè)外支出和營業(yè)外收入能不能直接對抵？比如你公司收到一筆賠償款五萬，同時又支付了一筆罰款三萬，能不能只記差額兩萬？千萬別！這是違反會計準(zhǔn)則的。營業(yè)外收入和營業(yè)外支出要分別核算，各自以總額進(jìn)入利潤表。你如果對沖了，就掩蓋了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實質(zhì)，審計一查必出問題。正確做法是借銀行存款五萬貸營業(yè)外收入五萬，借營業(yè)外支出三萬貸銀行存款三萬，月末分別結(jié)轉(zhuǎn)。當(dāng)然有些小公司為了省事，老板自己記賬時直接寫一筆差額，但稅務(wù)局和審計不認(rèn)這個。

說回賬務(wù)處理系統(tǒng)。現(xiàn)在主流財務(wù)軟件比如用友、金蝶、浪潮，操作上大同小異。你新增憑證時，科目編碼6601是營業(yè)外收入，6711是營業(yè)外支出（新準(zhǔn)則下營業(yè)外支出代碼是6711，但舊企業(yè)會計制度可能不同，你最好查一下你軟件里的科目表）。借方輸入金額后，系統(tǒng)會自動把貸方設(shè)成銀行存款或現(xiàn)金。如果你用的是金蝶KIS，點“新增憑證”后直接輸“借:6711”，摘要寫清楚，比如“支付法院判令違約罰款”，然后輸金額，回車后系統(tǒng)自動出現(xiàn)一行“貸:1001”，你輸銀行存款明細(xì)。唯一要注意的是，如果營業(yè)外支出下面掛了多個核算項目，比如“客戶—某公司”，你得先選核算項目，否則保存時會報錯。我第一次用用友時，沒選核算項目直接保存，結(jié)果月末對賬死活不平，找了半天發(fā)現(xiàn)是那條憑證的輔助核算沒填，后來在“填制憑證”界面按“Ctrl+O”調(diào)出輔助項才能補(bǔ)上。

當(dāng)然這個事兒各地稅務(wù)局執(zhí)行口徑不太一樣，我說的一般情況，你最好打12366確認(rèn)一下。比如有些地方對公益性捐贈的稅前扣除比例有明確要求，你必須把捐贈支出單獨掛在營業(yè)外支出下面的“捐贈支出”明細(xì)，并且拿到合規(guī)的公益事業(yè)捐贈票據(jù)，否則不能扣除。再比如固定資產(chǎn)盤虧報損，走營業(yè)外支出時要附上什么證明材料，每個省可能略有差異。

還有一個容易翻車的點：營業(yè)外支出中的“非常損失”，比如自然災(zāi)害造成的存貨毀損，不能直接按賬面價值轉(zhuǎn)營業(yè)外支出。你需要先把存貨轉(zhuǎn)入“待處理財產(chǎn)損溢”，經(jīng)過審批后再轉(zhuǎn)入營業(yè)外支出，同時如果有保險理賠收入，還要沖減損失。分錄拆開做更安全：第一步，借待處理財產(chǎn)損溢 貸原材料或庫存商品；第二步，借營業(yè)外支出 貸待處理財產(chǎn)損溢。千萬別合并到一筆，否則稅務(wù)檢查時說不清。

最后，很多會計新手在年底結(jié)轉(zhuǎn)時不知道營業(yè)外支出余額怎么處理。其實很簡單，借本年利潤貸營業(yè)外支出，科目余額就歸零了。但如果企業(yè)有多個營業(yè)外支出明細(xì)，比如有罰款、有捐贈、有固定資產(chǎn)報廢，你結(jié)轉(zhuǎn)時最好在本年利潤下面設(shè)一個“營業(yè)外支出結(jié)轉(zhuǎn)”明細(xì)，或者直接在摘要里寫清楚，方便以后查賬。

最近整理了一份全電發(fā)票紅沖操作流程截圖，誰要就私我。順便多說一句，營業(yè)外支出雖然不常發(fā)生，但一旦發(fā)生往往金額不小，而且容易涉及稅務(wù)風(fēng)險。你自己做賬時，每筆營業(yè)外支出都要附上原始憑證，比如判決書、收據(jù)、協(xié)議、罰款通知單，光憑一張銀行回單不夠。我見過最離譜的案例，某公司為了避稅，把正常的銷售折扣記成營業(yè)外支出，直接被稅務(wù)局認(rèn)定為偷稅。所以該入哪個科目就入哪個，別瞎改。

關(guān)鍵結(jié)論：營業(yè)外支出增加記借方，減少或結(jié)轉(zhuǎn)記貸方。但是，金額大且跨年的營業(yè)外支出，必須通過“以前年度損益調(diào)整”處理，不能直接記在當(dāng)期。二級明細(xì)至少要分“罰款支出”、“違約金支出”、“捐贈支出”、“非常損失”等，且每筆都要有合法憑證。千萬別和營業(yè)外收入對沖，也別和費用亂串。實際做分錄時，先確認(rèn)科目余額方向，再填制憑證，保存前檢查輔助核算和摘要。

干了這么多年，我最怕的就是學(xué)員問這種基礎(chǔ)問題，因為基礎(chǔ)問題往往背后藏著大麻煩。你以為營業(yè)外支出只是借貸方向，其實它涉及稅務(wù)扣除、年度損益調(diào)整、原始憑證留底。今天先講這些，下次我抽空寫一篇營業(yè)外支出匯算清繳如何填表的實操指南。最后補(bǔ)一句：如果你用軟件做賬，營業(yè)外支出這科目千萬設(shè)成“不參與現(xiàn)金流量表自動分配”，否則年末現(xiàn)金流量表很容易出錯，我去年年底就因為這個被老板罵了一頓。好了，誰要操作截圖私我，我直接發(fā)鏈接。