發(fā)票管理中的不相容職務(wù)怎么界定

  《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范(試行) 》(財(cái)會(huì)〔2001〕41號(hào))第十九條規(guī)定，不相容職務(wù)相互分離控制要求單位按照不相容職務(wù)相分離的原則，合理設(shè)置會(huì)計(jì)及相關(guān)工作崗位，明確職責(zé)權(quán)限，形成相互制衡機(jī)制。

  不相容職務(wù)主要包括：授權(quán)批準(zhǔn)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦、會(huì)計(jì)記錄、財(cái)產(chǎn)保管、稽核檢查等職務(wù)。

  因此，執(zhí)行業(yè)務(wù)和審核業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離，開具發(fā)票人員與審核發(fā)票人員為不相容職位;發(fā)票應(yīng)由專人保管，發(fā)票的保管人員與出納為不相容職位;開具發(fā)票人員與收款人員(出納)為不相容職位。

  當(dāng)然，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身規(guī)模設(shè)立適合的內(nèi)控制度，建立健全的內(nèi)控制度還需考慮相應(yīng)成本，應(yīng)符合成本效益原則。對(duì)于小型企業(yè)，內(nèi)部控制可適當(dāng)減化。

  會(huì)計(jì)上什么是不相容職務(wù)

  所謂不相容職務(wù)是指那些如果由一個(gè)人擔(dān)任，既可能發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯(cuò)誤和弊端行為的職務(wù)。不相容職務(wù)分離的核心是“內(nèi)部牽制”，它要求每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要經(jīng)過兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門或人員的處理，使得單個(gè)人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯(lián)系，并受其監(jiān)督和制約。內(nèi)部控制制度的建立和實(shí)施必須貫徹不相容職務(wù)分工的原則，其內(nèi)容包括：

  ①對(duì)每一項(xiàng)業(yè)務(wù)不能完全由一人經(jīng)辦;

  ②錢、賬、物分管，例如，倉(cāng)庫(kù)保管員負(fù)責(zé)原材料的收、發(fā)、存和管理工作，并負(fù)責(zé)登記原材料的數(shù)量，而相關(guān)的賬務(wù)處理則由會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé);

  ③有健全嚴(yán)格的憑證制度。

  一般情況下，單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)通常可以劃分為授權(quán)、簽發(fā)、核準(zhǔn)、執(zhí)行和記錄五個(gè)步驟。如果上述每一步都有相對(duì)獨(dú)立的人員或部門分別實(shí)施或執(zhí)行，就能夠保證不相容職務(wù)的分離，從而便于內(nèi)部控制作用的發(fā)揮。概括而言，在單位內(nèi)部應(yīng)加以分離的主要不相容職務(wù)有：

  ①授權(quán)進(jìn)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和執(zhí)行該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離，如有權(quán)決定或?qū)徟牧喜少?gòu)的人員不能同時(shí)兼任采購(gòu)員職務(wù)。

  ②執(zhí)行某些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和審核這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離，如填寫銷貨發(fā)票的人員不能兼任審核人員。

  ③執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和記錄該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離，如銷貨人員不能同時(shí)兼任會(huì)計(jì)記賬工作。

  ④保管某些財(cái)產(chǎn)物資和對(duì)其進(jìn)行記錄的職務(wù)要分離，如會(huì)計(jì)部門的出納員與記賬員要分離，不能兼任。

  ⑤保管某些財(cái)產(chǎn)物資和核對(duì)實(shí)存數(shù)與賬存數(shù)的職務(wù)要分離。

  ⑥記錄明細(xì)賬和記錄總賬的職務(wù)要分離。

  ⑦登記日記賬和登記總賬的職務(wù)要分離。

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